Carnet d’entretien en copropriété au Québec : ce que la Loi 16 exige des syndicats

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Depuis le 14 août 2025, chaque syndicat de copropriété divise du Québec doit tenir un carnet d’entretien établi par un professionnel habilité, mis à jour au moins une fois par année par le conseil d’administration et révisé tous les 5 ou 10 ans. Les syndicats existants ont trois ans et un jour pour s’y conformer, mais l’obligation s’applique à tous, sans exception et sans possibilité d’y renoncer par un vote.

Le carnet d’entretien est souvent présenté comme le « petit frère » de l’étude du fonds de prévoyance, alors qu’il en est en réalité la fondation : c’est lui qui recense ce que l’immeuble contient, dans quel état, et quand chaque composante devra être réparée ou remplacée. Cet article se concentre sur ce seul document : son contenu exact, qui peut l’établir, à quelle fréquence il doit être revu, comment il s’articule avec l’étude et l’attestation du syndicat, et ce que les acheteurs, les vendeurs et les administrateurs ont intérêt à en faire.

Sommaire

L’obligation de tenir un carnet d’entretien découle de l’article 1070.2 du Code civil du Québec, introduit par la réforme de la copropriété adoptée en 2019 (la « loi 16 »). Cette réforme est entrée en vigueur par étapes : le principe était dans la loi depuis plusieurs années, mais ses modalités concrètes dépendaient d’un règlement. Ce Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise a été publié à la Gazette officielle du Québec le 30 juillet 2025 et est entré en vigueur le 14 août 2025.

C’est donc ce règlement qui répond aux questions pratiques : que doit contenir le carnet, qui peut l’établir, à quelle fréquence le réviser, quelle visite de l’immeuble est nécessaire. Selon Québec.ca, le conseil d’administration ou l’assemblée des copropriétaires ne peuvent pas décider de s’y soustraire : l’obligation vise les copropriétés divises, c’est-à-dire celles où chaque copropriétaire détient une fraction et une quote-part des parties communes. Pour la distinction avec l’indivision, voir notre article sur le condo divise vs indivise.

Pour le contexte plus large de la réforme (étude, contribution au fonds, attestation), l’article le fonds de prévoyance en copropriété et la loi 16 en donne la vue d’ensemble; le présent guide approfondit le seul carnet d’entretien.

Ce que le carnet doit contenir

Selon Québec.ca, le carnet n’est pas un simple classeur de factures. Le règlement lui impose quatre blocs distincts :

  • Un inventaire détaillé des parties communes (avec leurs matériaux, appareils et équipements), ainsi que des matériaux, appareils et équipements situés dans les parties privatives lorsque le syndicat en assure l’entretien.
  • Une section prospective qui décrit les réparations majeures et les remplacements à prévoir sur 25 ans, avec une année de réalisation pour chacun, ainsi que l’évaluation de l’état et une estimation de la durée de vie utile restante des éléments inventoriés.
  • La liste des réparations majeures et des remplacements déjà effectués, avec leur date et leur coût.
  • Les documents liés aux travaux : plans, devis, contrats et autres pièces pertinentes.

Cette structure explique pourquoi le carnet a de la valeur au-delà de la conformité. Il combine mémoire (ce qui a été fait, quand, à quel prix) et projection (ce qui s’en vient). Une toiture refaite en 2019, un système de ventilation en fin de vie, une membrane de stationnement souterrain à surveiller : tout cela devrait y figurer, avec un horizon temporel.

À retenir : le carnet d’entretien contient à la fois l’historique des travaux et un plan de 25 ans. C’est ce plan, appuyé sur l’état réel des composantes, qui alimente ensuite l’étude du fonds de prévoyance.

Qui peut établir le carnet d’entretien

Seule une personne habilitée par le règlement peut établir le carnet. Elle doit être membre de l’un de ces quatre ordres professionnels :

  • l’Ordre des ingénieurs du Québec;
  • l’Ordre des évaluateurs agréés du Québec;
  • l’Ordre des architectes du Québec;
  • l’Ordre des technologues professionnels du Québec.

Le règlement ajoute deux exigences. D’abord, la personne doit travailler principalement en gestion, en construction, en rénovation, en évaluation ou en inspection immobilière. Ensuite, elle ne doit pas avoir de lien direct avec la copropriété ou ses occupants : elle ne peut pas être administratrice, gérante, copropriétaire ou occupante de l’immeuble, ni conjointe d’un copropriétaire ou d’un occupant, ni actionnaire, dirigeante, administratrice ou employée d’une société copropriétaire, occupante ou gestionnaire de l’immeuble.

Ce critère d’indépendance a une conséquence pratique importante : un administrateur du syndicat qui serait lui-même ingénieur ne peut pas établir le carnet de son propre immeuble. De même, le carnet n’est pas un document que le conseil peut rédiger seul à partir de ses archives; chaque établissement ou révision exige une visite de la copropriété par le professionnel habilité (ou par une personne sous sa supervision), afin de vérifier l’état de l’immeuble, de ses équipements et l’exactitude du carnet.

Une inspection préachat classique d’une unité n’est pas équivalente à cette démarche. Pour comprendre ce que couvre et ne couvre pas une inspection préachat, notamment au regard des parties communes, le carnet joue un rôle complémentaire.

Mise à jour annuelle et révision périodique

Le carnet est un document vivant, avec deux rythmes différents.

La mise à jour annuelle, par le conseil d’administration. Selon Québec.ca, le conseil doit mettre à jour le carnet au moins une fois par année. Il y ajoute les documents et les informations sur tous les entretiens effectués. Détail souvent oublié : si des réparations ou des remplacements prévus n’ont pas été faits, le conseil doit le noter et en justifier la raison. Le report d’un travail devient ainsi une décision documentée, et non un oubli silencieux.

La révision périodique, par un professionnel habilité. Le carnet doit être révisé au moins tous les cinq ans. Ce délai passe à dix ans si la copropriété remplit au moins une des conditions suivantes :

  • l’immeuble comprend huit parties privatives ou moins (sans compter les stationnements, les rangements et les parties privatives accessoires);
  • les parties communes ne se trouvent pas dans un bâtiment (par exemple un terrain ou une piscine extérieure);
  • l’immeuble compte au plus trois étages entièrement hors sol.

Les professionnels qui révisent le carnet sont les mêmes que ceux qui l’établissent, et la visite de l’immeuble est également requise lors de chaque révision. Un petit triplex en copropriété et une tour de 120 unités ne sont donc pas traités de la même façon, ce qui est logique : la complexité technique et les risques financiers ne sont pas comparables.

Les échéances de conformité

Les échéances dépendent du type de copropriété.

  • Syndicats existants : selon Québec.ca, ils disposent d’un délai de trois ans et un jour à compter de l’entrée en vigueur du règlement (14 août 2025) pour faire établir leur carnet et obtenir une première étude du fonds de prévoyance, ce qui situe l’échéance au 15 août 2028 (calcul à partir des deux dates officielles). Certaines sources professionnelles indiquent aussi que des documents déjà produits avant le règlement peuvent être reconnus sous conditions : à faire valider auprès du professionnel mandaté.
  • Copropriétés neuves : le promoteur doit remettre les documents au syndicat. Si l’assemblée de transition a eu lieu entre le 15 juillet 2025 et le 12 novembre 2025, il dispose de six mois après l’assemblée (exemple de Québec.ca : assemblée le 1er septembre 2025, remise au plus tard le 1er mars 2026). Autrement, le délai est de 30 jours après l’assemblée extraordinaire de transition (article 1106.1 du Code civil).
  • Mise à disposition : dès que le carnet ou l’étude est produit, le conseil a 60 jours pour le rendre disponible aux copropriétaires, ou avant l’assemblée annuelle si elle a lieu plus tôt.

Pour les copropriétés neuves, l’acheteur d’un condo sur plan a intérêt à lire aussi les articles sur l’achat d’un condo neuf sur plan et sur les retards de livraison, car le calendrier de remise des documents s’ajoute aux autres obligations du promoteur.

Attention : l’attestation du syndicat, elle, n’attend pas 2028. Elle est exigible dès qu’un copropriétaire veut vendre, peu importe que le carnet soit déjà établi ou non.

Carnet, étude du fonds et attestation : comment les trois documents s’articulent

Ces trois documents sont souvent confondus. Voici leur rôle respectif.

Document Rôle Rythme
Carnet d’entretien Inventaire, état, historique des travaux, plan de 25 ans Mise à jour annuelle; révision tous les 5 ou 10 ans
Étude du fonds de prévoyance Montant que le fonds doit contenir et sommes à y verser, en s’appuyant sur le carnet Au moins tous les 5 ans
Attestation du syndicat Instantané financier et juridique remis au vendeur pour l’acheteur Sur demande, dans les 15 jours

Selon Québec.ca, l’étude s’appuie sur le carnet : elle prend les travaux prévus sur 25 ans pour les parties communes et en tire le montant à placer au fonds au début de chaque année, ainsi que les contributions à verser. Après la première étude, le conseil dispose de 30 jours après l’assemblée annuelle pour fixer ces sommes; si le fonds est insuffisant, il doit ajuster les contributions et dispose de 10 ans pour le renflouer. Un carnet incomplet ou périmé fragilise donc directement la fiabilité de l’étude, puis du budget.

L’attestation, fondée sur l’article 1068.1 du Code civil, doit être remise au vendeur dans les 15 jours de sa demande. Son contenu minimal comprend notamment l’état du fonds de prévoyance, les états financiers des trois dernières années, les assurances, les inspections et expertises des cinq dernières années, les réparations majeures des cinq dernières années, les travaux prévus dans les dix prochaines années et les litiges en cours. Les travaux « prévus » qui y figurent viennent en bonne partie de la tenue du carnet. Pour la vente elle-même, voir notre guide sur comment vendre un condo au Québec.

L’accès des copropriétaires au carnet

Selon Québec.ca, le conseil doit rendre le carnet disponible aux copropriétaires dans les 60 jours suivant sa production. La page officielle ne décrit pas de procédure détaillée de consultation au-delà de cette obligation; en pratique, les copropriétaires gagnent à demander le carnet et l’étude avant l’assemblée annuelle, là où se votent le budget et les contributions.

Le carnet complète les autres documents qu’un copropriétaire ou un futur acheteur peut examiner. Les procès-verbaux et les documents de la copropriété racontent les décisions du syndicat; le carnet décrit l’état matériel de l’immeuble. Ensemble, ils permettent de recouper : si les procès-verbaux mentionnent des infiltrations d’eau répétées et que le carnet ne les mentionne pas, la question se pose.

Acheteur : comment lire un carnet d’entretien

Pour un acheteur potentiel, le carnet est l’un des meilleurs outils pour mesurer le risque de cotisation spéciale. Quelques réflexes de lecture :

  • Repérer les gros postes dans les 5 à 10 prochaines années : enveloppe du bâtiment, toiture, fenêtres, ascenseurs, stationnement souterrain, chauffage et ventilation centralisés.
  • Comparer l’année prévue des travaux à l’historique réel. Si un remplacement était prévu il y a trois ans et qu’il n’a pas été fait, le règlement exige que le conseil en justifie la raison dans le carnet; cherchez cette justification.
  • Vérifier la date de la dernière révision professionnelle et la présence d’une visite de l’immeuble.
  • Croiser avec l’étude du fonds : le fonds actuel, ajouté aux contributions prévues, couvre-t-il la facture projetée du carnet?
  • Demander qui l’a établi et s’il s’agit bien d’un professionnel habilité, indépendant de la copropriété.

Un carnet récent, détaillé et accompagné d’une étude cohérente est un signal de saine gestion. À l’inverse, un syndicat qui n’a encore rien entrepris à l’approche de l’échéance n’est pas nécessairement en défaut, mais la question mérite d’être posée avant de signer. Les frais de copropriété très bas peuvent d’ailleurs cacher une contribution au fonds insuffisante par rapport aux travaux projetés au carnet.

Le carnet ne remplace pas la protection contre les défauts. Pour les recours, voir les articles sur les vices cachés en copropriété et sur l’achat d’un condo en général.

Syndicat et administrateurs : bien gérer le carnet

Pour un conseil d’administration, la bonne approche est de traiter le carnet comme un outil de gouvernance et non comme une formalité. Quelques bonnes pratiques :

  • Planifier le mandat tôt. Les professionnels habilités ne sont pas en nombre illimité et de nombreux syndicats doivent se conformer avant la même échéance; attendre 2028 expose à des délais.
  • Choisir le professionnel selon l’indépendance exigée et vérifier son appartenance à l’un des quatre ordres.
  • Instaurer un rituel annuel. Désigner une personne responsable pour inscrire chaque entretien, chaque facture, chaque rapport d’inspection dans le carnet, avant l’assemblée annuelle.
  • Documenter les reports. Si un travail prévu est repoussé, inscrire la raison, car le règlement l’exige.
  • Informer les copropriétaires. Présenter le carnet et l’étude en assemblée évite les surprises lors du vote de la contribution au fonds.

Le rôle du conseil et du syndicat est décrit dans notre guide sur le syndicat de copropriété : rôle, gestion et assemblées. Les obligations relatives au carnet s’ajoutent aux autres règles de la déclaration de copropriété, qui demeure le document de base de l’immeuble.

Le coût du carnet et des révisions est une dépense d’administration qui retombe, au bout du compte, sur les copropriétaires par leurs contributions. Les pages officielles consultées ne fixent pas de tarif; les honoraires varient selon la taille et la complexité de l’immeuble, et il est prudent d’obtenir plusieurs soumissions.

En résumé : un carnet bien tenu réduit les risques de cotisation spéciale imprévue, facilite les ventes et protège la valeur des unités. Il vaut mieux l’établir tôt que sous pression d’échéance.

Que se passe-t-il si le syndicat ne se conforme pas?

Les pages officielles de Québec.ca consultées pour cet article ne décrivent aucune sanction propre au non-respect de l’obligation de carnet d’entretien : elles se limitent à préciser que tous les syndicats doivent s’y conformer et que le conseil ou l’assemblée ne peuvent pas décider de s’y soustraire. Il ne faut donc pas affirmer qu’une amende ou une pénalité précise s’applique sans l’avoir vérifié dans le texte légal.

Cela dit, le défaut de conformité n’est pas sans effet pratique. Un syndicat sans carnet à jour aura de la difficulté à fournir une attestation complète, à obtenir une étude fiable, à rassurer les acheteurs et les prêteurs, et peut exposer ses administrateurs à des questions sur leur gestion. Les recours précis d’un copropriétaire contre le syndicat ou ses administrateurs relèvent du droit général de la copropriété et doivent être analysés au cas par cas avec un avocat ou un notaire. Le texte du règlement sur LégisQuébec et le Code civil (articles 1070.2, 1071 et 1068.1) font foi.

Erreurs fréquentes

La première erreur, très répandue, est de croire que le carnet est une simple compilation de factures. Le règlement exige un inventaire, une évaluation de l’état et de la durée de vie utile, et un plan de réparations majeures sur 25 ans, le tout établi par un professionnel habilité.

La deuxième erreur est d’attendre la fin du délai de trois ans et un jour. Les professionnels habilités seront sollicités par de nombreux syndicats, et le carnet est la base de l’étude du fonds : sans lui, l’étude ne peut pas être solide.

La troisième erreur est de confier le carnet à quelqu’un qui a un lien avec la copropriété. Un administrateur, un copropriétaire ou un employé du gestionnaire de l’immeuble ne peut pas l’établir, même s’il est membre d’un des quatre ordres.

La quatrième erreur est de ne jamais le mettre à jour. Le conseil doit l’actualiser au moins une fois par année et documenter les travaux prévus qui n’ont pas été réalisés. Un carnet figé après la première visite perd rapidement sa valeur.

La cinquième erreur, côté acheteur, est de ne pas demander le carnet avant de faire une offre. Le carnet, l’étude et l’attestation révèlent des informations qu’aucune visite de l’unité ne peut donner. Les demander, ou prévoir une condition à l’offre d’achat, fait partie d’une démarche prudente.

FAQ

Le carnet d’entretien est-il obligatoire pour toutes les copropriétés au Québec?
Il est obligatoire pour les syndicats de copropriété divise, en vertu de l’article 1070.2 du Code civil du Québec et du règlement en vigueur depuis le 14 août 2025. Selon Québec.ca, le conseil ou l’assemblée ne peuvent pas décider de s’y soustraire. Les copropriétés indivises ne sont pas régies par le même régime.

Qui peut établir un carnet d’entretien?
Un membre de l’Ordre des ingénieurs, de l’Ordre des évaluateurs agréés, de l’Ordre des architectes ou de l’Ordre des technologues professionnels du Québec, qui travaille principalement en gestion, construction, rénovation, évaluation ou inspection immobilière et qui n’a aucun lien direct avec la copropriété ou ses occupants.

À quelle fréquence le carnet doit-il être mis à jour?
Le conseil d’administration doit le mettre à jour au moins une fois par année. Un professionnel habilité doit en plus le réviser au moins tous les cinq ans, ou tous les dix ans pour les petits immeubles (huit parties privatives ou moins), les parties communes situées hors d’un bâtiment ou les immeubles d’au plus trois étages hors sol.

Quelle est la date limite pour les copropriétés existantes?
Selon Québec.ca, elles ont trois ans et un jour à compter de l’entrée en vigueur du règlement le 14 août 2025, soit jusqu’au 15 août 2028, pour faire établir leur carnet et obtenir une première étude du fonds de prévoyance. Pour les copropriétés neuves, des délais particuliers s’appliquent au promoteur.

Le carnet d’entretien remplace-t-il l’étude du fonds de prévoyance?
Non. Le carnet décrit l’état de l’immeuble et prévoit les travaux sur 25 ans, tandis que l’étude calcule le montant que le fonds doit contenir et les sommes à y verser. L’étude s’appuie sur le carnet, mais les deux documents sont distincts et chacun est obligatoire.

Un acheteur peut-il exiger de voir le carnet avant d’acheter?
Le conseil doit rendre le carnet disponible aux copropriétaires dans les 60 jours de sa production, et le vendeur doit remettre l’attestation du syndicat à l’acheteur. En pratique, un acheteur prudent demande le carnet, l’étude et les procès-verbaux et peut conditionner son offre à leur examen satisfaisant; un notaire ou un courtier peut l’aider à formuler la demande.

Le syndicat peut-il rédiger lui-même le carnet?
Non pour l’établissement initial et les révisions périodiques, qui exigent un professionnel habilité et une visite de l’immeuble. Le conseil, en revanche, est responsable de la mise à jour annuelle : il y ajoute les documents et les informations sur les entretiens effectués et justifie les travaux prévus mais non réalisés.

Quelle est la sanction si le syndicat n’a pas de carnet?
Les pages officielles de Québec.ca consultées ne précisent pas de sanction particulière. Les conséquences pratiques (attestation incomplète, étude moins fiable, méfiance des acheteurs) et les recours éventuels des copropriétaires doivent être analysés avec un avocat ou un notaire à partir du Code civil du Québec et du règlement.

Sources officielles

Cet article a une visée informative et ne constitue pas un conseil juridique, technique ou financier personnalisé. Les obligations relatives au carnet d’entretien découlent du Code civil du Québec et du Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise; leurs modalités et leurs échéances peuvent évoluer. Pour votre situation, consultez un notaire, un avocat ou un professionnel du bâtiment. Voir aussi notre méthodologie.